Formelle Anforderungen
an eine Umwelt­informations­anfrage

Die formellen Vorgaben an eine Anfrage sind gering. Der Anfragende muss gegenüber einer informationspflichtigen Stelle sein Interesse an der Information nicht begründen.

Entscheidend an Ihrer Anfrage ist, dass aus ihr klar hervorgeht, welche Informationen Sie wünschen (Jurist*innen sagen dazu „hinreichend bestimmt sein“). Die informationspflichtige Stelle ist außerdem aufgefordert, Ihre individuelle Anfrage zu unterstützen. Das heißt, wenn Ihre Anfrage zu unbestimmt ist und die Stelle nicht erkennen kann, welche Informationen Sie wünschen, soll sie Ihnen dabei behilflich sein, diese zu präzisieren. Haben Sie Ihre Anfrage an die falsche Stelle geschickt, soll sie Ihnen außerdem behilflich sein, Ihnen entweder eine*n andere*n Ansprechpartner*in zu nennen oder die Anfrage selbst weiter zu leiten. Über diese Vorgänge sind Sie zu informieren.

Ein Zwang zur Schriftform des Antrags besteht nicht. Die informationspflichtigen Stellen können Ihnen auch auf eine einfache mündliche Anfrage hin Informationen geben oder Ihnen Akteneinsicht gewähren. Stellen Sie einen Antrag schriftlich, muss dieser auch schriftlich beantwortet werden und wenn Sie es wünschen, auch in elektronischer Form.

Die Schriftform des Antrags bietet sich bei allen umfassenderen Anfragen an. Sie haben zudem mit der Kopie die Sicherheit, sich bei etwaigen Streitigkeiten auf Ihr Schreiben berufen zu können.

 

Fristen

Setzen Sie einen Termin, bis wann Sie die angefragten Informationen erhalten möchten! Die informationspflichtige Stelle ist dann angehalten, diesen Termin zu berücksichtigen.

Generell hat die informationspflichtige Stelle nach Eingang Ihres Antrags einen Monat Zeit, um diesen zu beantworten. In Ausnahmefällen darf die Stelle bei sehr komplexen Zusammenstellungen von Informationen auch zwei Monate in Anspruch nehmen (§ 3 Absatz 3 UIG). Über eine Verzögerung ist die oder der Antragsteller*in zu informieren (§ 4 Absatz 5 UIG).

Ist Ihr Antrag zu unklar, kann die Stelle Sie bitten, Ihre Anfrage zu präzisieren. Diese Bitte muss auch in der Monatsfrist erfolgen. Kommen Sie der Bitte nach, läuft die Monatsfrist mit Eingang Ihrer Präzisierung erneut.

Sind Sie mit der Antwort der Behörde nicht zufrieden, weil sie Ihrer Informationsanfrage nicht oder nur teilweise nachgekommen ist, müssen Sie binnen eines Monats eine Prüfung des Verfahrens beantragen. Diese Prüfung muss von der informationspflichtigen Stelle wiederum innerhalb eines Monats vorgenommen werden. Antwortet sie binnen dieses Zeitraums nicht, steht Ihnen der Klageweg offen.

 

Unterstützung durch die Behörde

Die informationspflichtigen Stellen sind grundsätzlich angehalten, den Zugang zu Umweltinformationen zu unterstützen (§ 7 UIG). Darüber hinaus sieht das Umweltinformationsgesetz vor, dass die Stellen die Antragsteller*innen darüber unterrichten, bei welcher Stelle die Informationen vorliegen, wenn sie selbst nicht über die Daten verfügt. Die Stelle leitet den Antrag an die Stelle mit den begehrten Informationen weiter (§ 4 Absatz 3 UIG). Generell sind die informationspflichtigen Stellen nach § 7 aufgefordert, Daten mehr und mehr in elektronischer Form zu sammeln, aufzubereiten und über das Internet zugänglich zu machen. Außerdem sollen Ihnen Verzeichnisse für Ansprechpartner*innen und die Verfügbarkeit von Umweltinformationen die Suche erleichtern.

 

Hinweise für die Behörden

  • Stellen Sie sich auf einen Dialog ein. Fragen Sie zeitnah telefonisch nach, wenn Ihnen die Anfrage zu breit oder zu unspezifisch angelegt ist.
  • Hören Sie dem oder der Anfragesteller*in gut zu. Nicht alle Anfragen sind politisch aufgeladen und müssen unter Hinzuziehen der Rechtsabteilung beschieden werden.
  • Wenn Sie nicht über die Information verfügen, unterstützen Sie den oder die Antragsteller*in konstruktiv: Leiten Sie seine Anfrage direkt weiter und informieren Sie die Person darüber. Immer nur verwiesen zu werden, irritiert und frustriert engagierte Bürgerinnen und Bürger.
  • Halten Sie die Kosten gering. Erwägen Sie eine gebührenfreie Zustellung und eröffnen Sie Möglichkeiten, die Kosten zu senken, zum Beispiel indem Sie Einsichtnahme statt der Kopien anbieten.