Behandlung der
Umwelt­informations­anfrage

Um Zugang zu Umweltinformationen zu erhalten, muss ein Antrag gestellt werden. Es muss nicht zwingend die Schriftform gewählt werden. Die Behörde kann die Einsicht in Akten auch mündlich gestatten.

Der Antrag muss hinreichend bestimmt sein, das heißt, dass erkennbar sein muss, welche Informationen angefragt werden. Bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage soll die Behörde sie möglichst unterstützen (§ 4 Absatz 2 UIG). Sie sind nicht verpflichtet, eine Auskunft über Ihr Interesse an der Information preis zu geben.

 

Praktische Hinweise zur Antragstellung

Vorbereitung der Anfrage

  • Nehmen Sie sich Zeit, um sich über die Struktur der Behörde zu informieren, die sie kontaktieren wollen: Welche Art von Informationen muss sie routinemäßig erheben? Wenn Sie unsicher sind, welche Abteilung für die Dokumente zuständig ist, die Sie suchen, fragen Sie nach.
  • Erwägen Sie vorerst telefonisch anzufragen. Es ist möglich, dass man Sie bittet, den Antrag schriftlich zu stellen. Aber ein Telefonat vorab kann bereits viele Fragen klären, die Sie und die Behörde auf dem Schriftweg viel Zeit kosten können. Einige Fragen, die Sie stellen können sind: Wie arbeitsaufwendig ist es, das Dokument zur Verfügung zu stellen? Wie verfährt die Behörde in Hinblick auf Kosten mit derartigen Anfragen?
  • Viele Behördenmitarbeiter*innen schätzen sehr, wenn Sie zunächst anrufen. Sie können manchmal den Zugang zu den Informationen bürokratiefrei gewährleisten und müssen den Vorgang nicht dokumentieren.
  • Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie eine kontroverse Position zu den Interessen der Behörde einnehmen, verfassen Sie die Anfrage schriftlich.
  • Bauen Sie Vertrauen auf: Ihr professionelles, höfliches und flexibles Auftreten kann die Kooperationsbereitschaft der Behörden deutlich erhöhen.

Schreiben der Anfrage

  • Seien Sie klar in Ihrer Anfrage. Sie schriftlich zu formulieren, kann helfen, so spezifisch wie möglich zu sein.
  • Beschreiben Sie das gewünschte Dokument so deutlich wie möglich. Wenn Sie Informationen über den Titel, das Erstellungsdatum oder die Autor*innen haben, nennen Sie diese.
  • Überprüfen Sie, ob das Dokument von den Gesetzestexten des Umweltinformationsgesetzes des Bundes (UIG) oder des einschlägigen Umweltinformationsgesetzes Ihres Bundeslandes erfasst wird und nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden Paragraphen.
  • Formulieren Sie Ihre Frage zunächst sehr eng – fordern Sie ein bestimmtes Dokument an und prüfen Sie, welche Informationen Sie darüber hinaus noch benötigen. Denken Sie an Zeit, Kosten und die Umwelt, wenn Sie Kopien anfordern.
  • Bitten Sie die Behörde in Ihrem Schreiben unbedingt, Sie über etwaige entstehende Kosten vorab zu informieren. Bitten Sie um Gebühren- und Auslagenfreiheit für gemeinnützige Verbände / Bürger*innenanliegen.
  • Fragen Sie extra nach einer elektronischen Auskunft mit Dokumentenschutz, oder bitten Sie um Einsichtnahme vor Ort, um die Kosten gering zu halten.

Während Ihre Anfrage läuft

  • Seien Sie geduldig – denken Sie daran, dass die Behörde vielfältige Aufgaben hat. Fragen Sie freundlich telefonisch nach.
  • Seien Sie nicht konfrontativ und drohen Sie nicht mit einem Gerichtsprozess.

Nach Gewährung der Informationen

  • Nehmen Sie bald Einsicht oder holen Sie die Dokumente ab. Wenn dies nicht sofort möglich ist, bleiben Sie mit der Behörde in Kontakt.

Erneute Überprüfung

Wenn eine informationspflichtige Stelle dem Informationsbegehren eines Bürgers oder einer Bürgerin nicht oder nur teilweise nachkommt, kann die antragsstellende Person die Entscheidung von der Stelle erneut überprüfen lassen (§ 6 Absatz 3 UIG).

Eine erneute Überprüfung muss innerhalb eines Monats von der antragsstellenden Person schriftlich bei der informationspflichtigen Stelle eingefordert werden. Innerhalb eines Monats muss die Behörde wiederum das Ergebnis der Prüfung mitteilen (§ 6 Absatz 4 UIG). Diese Überprüfung ist nicht Voraussetzung für eine Klage gegen eine informationspflichtige Stelle.

 

Art des Informationszugangs

Die Informationen kann durch eine mündliche oder schriftliche Auskunft, durch Akteneinsicht oder in sonstiger Art und Weise zugänglich gemacht werden. Grundsätzlich gilt, dass die informationspflichtige Stelle möglichst der beantragten Art des Informationszugangs entsprechen soll. Nur aus gewichtigen Gründen, wie zum Beispiel ein deutlich erhöhter Verwaltungsaufwand, darf davon abgewichen werden. Die Stelle darf die oder den Antragssteller*in auch an eine Quelle verweisen, wo die Umweltdaten schon leichter zugänglich sind (§ 3 Absatz 2 UIG), zum Beispiel auf eine Umweltdatenbank.