Digitale Erörterungstermine planen und durchführen

Schritt für Schritt führen wir Sie durch die Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Der Fokus liegt dabei auf Erörterungsterminen als Videokonferenz und den Besonderheiten, die Sie bei diesem Format beachten sollten.

Ausstattung

Technik

Eine funktionsfähige technische Ausstattung ist zentral für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins in Form einer Videokonferenz. Prüfen Sie mit genügend Vorlauf, ob alle Technik vorhanden und funktionsfähig ist und machen Sie sich mit ihrer Bedienung vertraut. Das gilt für die Veranstalter*innen, aber auch für alle anderen Referent*innen in der Videokonferenz.

Die technische Mindestanforderung zur Durchführung einer Videokonferenz ist ein Computer, Mikrofon/Headset und Kamera.

Mikrofon/ Headset

Eine gute Audio-Qualität ist besonders wichtig für das Gelingen eines digitalen Erörterungstermins. Sie erleichtert den Teilnehmenden maßgeblich das Zuhören und vermeidet Rückfragen und Missverständnisse aufgrund akustischer Probleme. Die Benutzung des integrierten Mikrofons von Laptops ist nicht zu empfehlen. Besser geeignet sind Headsets (bzw. Kopfhörer mit integriertem Mikrofon), um eine gute Audio-Qualität zu erzielen, Nebengeräusche zu minimieren und akustische Rückkoppelungen zu vermeiden. Sie können Ihr Mikrofon vorab testen, z.B. in den Einstellungen Ihres Computers oder direkt in der Videokonferenz-Software.

Kamera

Sie können eine externe Kamera verwenden oder falls vorhanden eine bereits im Computer integrierte. Achten Sie auf eine passende Ausleuchtung und Ausrichtung, sodass das Gesicht deutlich zu erkennen ist und Sie bestenfalls frontal in die Kamera schauen. Ein neutraler Hintergrund hinterlässt, anders als die eigenen Küchenmöbel oder der noch zu erledigende Abwasch, einen professionellen Eindruck. In einigen Videokonferenz-Software können Sie auch einen neutralen, virtuellen Hintergrund einstellen.

Videokonferenz-Software

Wenn es um die Wahl eines Online-Dienstes für Videokonferenzen geht, existiert keine einheitliche technische Lösung. Neben der Benutzungsfreundlichkeit, die individuell sehr unterschiedlich eingeschätzt wird, sind auch Fragen des Datenschutzes und Informationssicherheit, insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen, von hoher Relevanz. Derzeit finden auf der Seite von Behörden unterschiedliche Videokonferenzsysteme für verschiedene digitale Beteiligungsformate Anwendung.

Bei der Auswahl des Anbieters für einen digitalen Erörterungstermin sollte darauf geachtet werden, dass dieser die erhobenen Daten in Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO verarbeitet und hierfür angemessene Garantien bietet. Aus der Ungültigerklärung des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Privacy Shield im Zuge des Urteils des EuGH in der Rechtssache Schrems II vom 16.07.2020 (C-311/18) leitet sich ein Prüfauftrag für Behörden ab, wenn diese US-amerikanische Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom und Cisco Webex nutzen (DSK 2020: 7).

In der „Handreichung Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg sind die gängigsten acht Online-Dienste übersichtlich aufbereitet. Das Dokument bietet einen detaillierten Überblick über die rechtlichen wie technischen Eigenschaften der Anbieter, und ermöglicht es den Behörden, je nach Anforderungsprofil, eine informierte Wahl zu treffen (LfDI 2021: 3f.).

Personelle Kapazitäten

Für die Planung eines digitalen Erörterungstermins sollten Sie ausreichend Kapazitäten und Zeit einplanen, insbesondere, wenn Sie bisher wenig Erfahrung mit digitalen Formaten gesammelt haben.

Um den reibungslosen Ablauf eines digitalen Erörterungstermins sicherzustellen, sollte auf Seiten der Behörde auf eine ausreichende Personalausstattung geachtet werden.

Es sollte mindestens eine Person eingeplant werden, die die technische Umsetzung während des Termins übernimmt. Dazu gehört der Einlass in die Videokonferenz, die Freischaltung von Teilnehmenden mit Sprechwunsch und die Bearbeitung von Technikproblemen. Bei weiteren Aufgaben, wie dem Angebot einer telefonischen Ansprechperson bei technischen Schwierigkeiten oder der Nutzung der Chat-Funktion bzw. anderen zusätzlichen Instrumenten, sollten Sie weitere Personen einplanen.

Zusatzoption

Insbesondere für aufwendige Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden kann, insofern finanziell realisierbar, in Erwägung gezogen werden ein Studio anzumieten. Dieses bietet ideale Bedingungen für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Neben der technischen Ausstattung, die bereits vor Ort vorzufinden ist, bieten derartige Räumlichkeiten i.d.R. eine bessere Akustik und technische Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung.

Durch die Anmietung eines solchen Studios in der betroffenen Region kann, falls vorhanden, eine gewisse örtliche Verbundenheit ermöglicht werden.

Vorbereitung

Zustimmung der Teilnehmenden einholen

Die aktuelle Rechtslage sieht vor, dass die Zustimmung der zur Teilnahme berechtigten Personen zur Durchführung eines digitalen Erörterungstermins als Videokonferenz vorab eingeholt werden muss (s. auch Rechtliche Fragen). Es sollte ausreichend Zeit für diesen Schritt eingeplant werden, da eventuell eine Erinnerung die Zustimmungserklärung nötig ist oder sich Rückfragen oder Bedenken bei den Einwender*innen ergeben, die vorab geklärt werden können.

Technik-Test

Wir empfehlen interne wie externe Technik-Tests einzuplanen und vor der Veranstaltung anzubieten. Während erstere sich an die durchführenden Mitarbeiter*innen und Referent*innen richten, dienen letztere den zur Teilnahme berechtigten Bürger*innen als Hilfestellung. Durch solche Technik-Tests können technische Probleme minimiert und Unsicherheiten abgebaut werden, wodurch ein möglichst reibungsloser Ablauf der Veranstaltung erzielt werden kann.

Ein interner Technik-Test ermöglicht den Mitarbeitenden, die in die Organisation des Erörterungstermins eingebunden sind, sowie weiteren Referent*innen sich mit der Video-Konferenz-Software (erneut) vertraut zu machen und die eigene Technik zu testen. So sollten die eigenen Kamera-, Audio- und Mikrofoneinstellungen überprüft werden sowie ggf. das Teilen von Präsentationen oder anderen Dokumenten. Ein interner technischer Probedurchlauf nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, schafft aber deutlich mehr Anwendungssicherheit. Technische Probleme, wenn teils unvermeidbar, können schnell unprofessionell wirken und die Veranstaltung verzögern. Auch wenn die Mitarbeitenden bereits vertraut mit der Software sind, sollten vor allem Kamera und Mikrofon vorab erneut getestet werden. Der interne Technik-Test sollte mehrere Tage vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden, damit genug Zeit bleibt etwaige Probleme zu lösen.

Das Angebot eines externen Technik-Tests ermöglicht es den Teilnehmenden vorab technische Fragen zu klären und Berührungsängste abzubauen. Insbesondere für Personen, die weniger digitalaffin sind und der Veranstaltung sonst eventuell sogar ferngeblieben wären, kann so ein Angebot sehr wichtig sein. Hierbei sollte insbesondere der Login in die Videokonferenz getestet werden, sowie die Funktionsfähigkeit des Computers, des Mikrofons und der Kamera.

Die Ankündigung des Technik-Tests sollte frühzeitig erfolgen, z.B. in der Einladung zum Erörterungstermin.

Zeitplanung

Bei der Zeitplanung der Veranstaltung ist zu beachten, dass Online-Formate oftmals als anstrengender empfunden werden und die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen tendenziell kürzer ausfällt, als bei Präsenzveranstaltungen. Daher sollten genügend Pausen eingeplant werden. Als Richtwert gilt nach 90 min eine Pause von 10-15 min einzulegen (Spengler o.J.).

Rollenverteilung und Zuständigkeiten

Bei digitalen wie hybriden Formaten ist eine klare Rollenverteilung besonders wichtig. Nicht nur kommen neue technische Zuständigkeiten hinzu, die klar verteilt sein sollten. Auch entfallen gewisse Möglichkeiten der kurzfristigen oder auch nonverbalen Absprache, wenn die Organisator*innen sich nicht an einem Ort befinden.

Grundsätzlich werden mindestens zwei Personen für die praktische Durchführung eines digitalen Erörterungstermins benötigt – eine für die Moderation der Veranstaltung und eine für die technische Umsetzung. Letztere startet die Videokonferenz, behält den Überblick über die Teilnehmenden, ist Ansprechperson bei technischen Fragen, beaufsichtigt den Chat und behält die Sprechwünsche der Teilnehmenden im Blick. Die Erreichbarkeit der bzw. des Technik-Beauftragten während der Veranstaltung per Telefon hat sich zudem als hilfreich erwiesen, sollte es bei Referent*innen oder Teilnehmenden zu technischen Problemen kommen.

In der Vorbereitung bedarf es zwischen der Moderation und Technik-Beauftragten klare Absprachen zu den Abläufen, z.B. wie Sprechwünsche oder Kommentare aus dem Chat an die Moderation weitergegeben werden. Bei Veranstaltung mit vielen Teilnehmenden ist eine weitere Person zur Unterstützung der Technik hilfreich, die etwa den Chat beaufsichtigt und telefonisch bei technischen Problemen zur Verfügung steht.

Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Moderation im digitalen Raum finden Sie im Abschnitt „Beginn der Veranstaltung“.

Planung der Technik

Planen Sie vorab genau, welche Technik sie benötigen. Dazu gehört die Anzahl der Mikrofone, Kameras, als auch der Computer. Wir empfehlen mindestens zwei Computer einzuplanen. Einer, der von der Moderation genutzt wird. Ein weiterer, der für die technische Umsetzung verwendet wird und den technischen Rahmen der Videokonferenz sicherstellt.

Die Nutzung eines zweiten (externen) Bildschirms kann es Ihnen erleichtern, den Überblick über die Teilnehmenden der Videokonferenz zu behalten und zeitgleich Präsentationen oder Dokumente zu öffnen.

Außerdem ist der Standort des Computers und der Organisator*innen zum Zeitpunkt der Videokonferenz relevant. Befinden sich beide im selben Raum, können leichter kurzfristige Absprachen und auch nonverbale Kommunikation erfolgen. Allerdings müssen Sie in diesem Fall darauf achten, dass beide Mikrofone nicht zur gleichen Zeit eingeschaltet sind, da es sonst zu einem unangenehmen Echo und Verzerrungen kommt. Befinden sich die Organisator*innen nicht am gleichen Ort, einigen Sie sich vorab auf einen Kommunikationskanal, der bei kurzfristigen Absprachen und Problemen genutzt werden kann, z.B. Mail oder Textnachricht.

Für den Fall, dass zur Teilnahme berechtigte Personen keinen Zugang zu einem Internetfähigen Endgerät haben, planen Sie den Zugang zu einem Computer in der Behörde ein.

Ablaufplan der Veranstaltung

In Vorbereitung auf die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins bietet es sich an, einen Ablaufplan zu schreiben, indem die Agenda detailliert aufgelistet ist, sowie die relevanten technischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vermerkt werden.

Eine klare Strukturierung und eine sehr gute inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung ist für ein digitales Format besonders wichtig. Nicht nur fällt es den Referent*innen und Teilnehmenden somit leichter zu folgen und sich einzubringen, auch lassen sich auf diese Weise technische Fallstricke und Überforderungen vermeiden. Für eine übersichtliche Strukturierung kann es sinnvoll sein, die Veranstaltung in Themenblöcke einzuteilen und die Einwendungen und Erwiderungen thematisch vorzustrukturieren. In jedem Fall sollte der Ablaufplan und die Synopse zusammengedacht werden. So kann bereits frühzeitig eine klare Struktur aufgebaut werden.

Der Ablaufplan sollte Informationen zum Inhalt, der Technik und den Zuständigkeiten erhalten. Es sollte klar sein, welche*r Referent*in wann spricht und wann eine Präsentation oder andere Dokumente in der Videokonferenz für alle sichtbar geteilt werden. Die Dokumente, die präsentiert werden sollen, sollten für die Referent*innen leicht zugänglich sein (z.B. in einem separaten Ordner auf dem Laptop abgelegt), um langes Suchen und technische Probleme beim Präsentieren zu vermeiden. Besprechen Sie den Ablaufplan mit allen Referent*innen und klären Sie Fragen frühzeitig.

Beispiel eines Ablaufplans:

Zeit	Inhalt	Zuständigkeit	Technik	Zuständigkeit
9:30			Start Videokonferenz	Andrea Alba
9:35			Text zur Begrüßung in Warteraum der Videokonferenz schicken	Andrea Alba
9:55			Einlass der Teilnehmenden aus dem Warteraum	Andrea Alba
10:00 – 10:10 (10min)	Begrüßung	Kristina Kaya	Einblenden Präsentation Folie 1	Andrea Alba

Erstellung der Videokonferenz

Bei der Erstellung der Videokonferenz und somit auch der Generierung der Zugangsdaten, achten Sie darauf, insofern technisch möglich, die Option eines virtuellen Warteraums zu nutzen. Dieser kann Ihnen die Zulassungsregulierung erleichtern, wie im nächsten Abschnitt genauer ausgeführt wird. Außerdem bietet es sich an die Standardeinstellung der Mikrofone, wenn möglich, auf „stumm“ zu stellen. Dadurch vermeiden Sie, dass neu hinzukommende Teilnehmende die Videokonferenz nicht durch eingeschaltete Mikrofone unbeabsichtigt stören. Zudem können Sie in vielen Softwaren bei der Erstellung auswählen, ob Sie eine Chat-Funktion nutzen wollen oder nicht (s.u.).

Einladung zur Veranstaltung

Die Einladung zu einem digitalen Erörterungstermin sollte neben den klassischen Inhalten, weitere zentrale technische Informationen enthalten und möglichst frühzeitig versendet werden.

Diese sollte den Namen der Videokonferenz-Software, eine übersichtliche Anleitung zur Nutzung der Software (z.B. eine Technikanleitung mit Screenshots), den Hinweis zum Technik-Test, die Netiquette und die Telefonnummer der Technik-Beauftragten enthalten.

Als hilfreich hat sich das Versenden einer Synopse erwiesen, die aus den fristgerecht eingegangenen Einwendungen sowie den Erwiderungen des Antragstellers besteht. Dieses Vorgehen kann dazu beitragen, im Vorfeld offene Fragen zu klären und Missverständnissen entgegenzuwirken.

Die Verschickung der Zugangsdaten zum digitalen Erörterungstermin kann direkt mit der Einladung erfolgen. Im Falle von nicht öffentlichen Terminen kann das Risiko der unbefugten Weiterleitung der Zugangsdaten dadurch reduziert werden, dass diese erst kurz vor der Veranstaltung versendet werden (s. Zugangsregulierung).

Falls Sie den Erörterungstermin aufzeichnen wollen, etwa zu Protokollzwecken, kündigen Sie dies frühzeitig an und holen Sie das Einverständnis der Teilnehmenden ein (s. Datenschutz- und Rechtssicherheit).

Zugangsregulierung

Die Zugangsregulierung bei nicht öffentlichen Erörterungsterminen online stellt die Behörden bisher vor eine gewisse Herausforderung. Ein einheitliches Vorgehen liegt bisher noch nicht vor. Aus der Evaluation des PlanSiG (Ziekow et al. 2022) und unseren Befragungen geht hervor, dass aus Gründen der Praktikabilität oftmals keine umfassende Zugangsregulierung erfolgt.

Praktische Ansätze der Regulierung, die auf Erfahrungsberichten aufbauen, sind folgende: Durch die Verschickung der Zugangsdaten zur Videokonferenz kurz vor dem Termin, können Sie das Risiko mindern, dass die Zugangsdaten weitergegeben bzw. gestreut werden. Zudem ermöglicht Ihnen der digitale Warteraum, den einige Videokonferenz-Software anbieten, die Namen der Teilnehmenden zu prüfen und nur die zur Teilnahme berechtigten Personen in die Videokonferenz eintreten zu lassen. Auch können Sie unberechtigte Teilnehmende jederzeit aus der Konferenz entfernen.

Identifikation

Der Behörde ist, insbesondere in Hinblick auf die Überprüfung der Teilnehmenden und die Protokollführung, an einer klaren und einheitlichen Identifikation der Teilnehmenden gelegen. Durch das Ausfüllen des Namenfeldes, der Sichtbarkeit des eigenen Gesichtes oder auch der individuellen Anpassung des Hintergrundes, zum Beispiel der Einblendung des Behörden- oder Vorhabenträgerlogos, ist eine bessere Zuordenbarkeit der Personen gegeben. Von einer doppelten Einwahl, z.B. separates Bild und Ton, sollte aus Gründen der klaren Identifikation abgesehen werden.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Die Fragen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit sind im Kontext digitaler Formate mit gewissen Unsicherheiten behaftet. Um sich bei der Aufzeichnung von Ton- und Bildmaterial während der Veranstaltung auf der sicheren Seite zu bewegen, arbeiten Behörden vor allem mit Einverständniserklärungen. Diese können gemeinsam mit der Einladung versandt werden.

Bei digitalen Terminen bleibt stets ein Restrisiko, dass Mitschnitte oder Screenshots unbefugt getätigt und verbreitet werden. Weisen Sie daher beispielsweise zu Beginn der Veranstaltung darauf hin, dass das unbefugte Mitschneiden nicht gestattet ist. In Bezug auf die Risikoeinschätzung sollte nicht vergessen werden, dass auch bei Präsenzterminen der unbefugte Mitschnitt der Veranstaltung ebenfalls nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann.

Aufgaben der Moderation

Eine gute und stringente Moderation ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Format. Der Ablaufplan (s.o.) trägt zur Strukturierung bei und erleichtert es, stets den Überblick zu behalten. In Hinblick auf die Redebeiträge sollte die Moderation (und die technische Unterstützung) darauf achten, dass alle Teilnehmende, die einen Redebeitrag leisten, gut zu hören sind. Auch liegt es bei der Moderation zu entscheiden, bis zu welchem Punkt Diskussionen zugelassen werden und ab wann diese unterbunden oder auf einen anderen Zeitpunkt verlagert werden müssen. Das erfordert viel Fingerspitzengefühl und zeichnet eine anspruchsvolle Moderation aus. Die Frage, wer sich als Moderator*in eignet oder eingesetzt wird, variiert stark. Während die einen professionelle Moderator*innen engagieren, übernehmen andernorts die verantwortlichen Referatsleiter*innen die Anleitung des digitalen Erörterungstermins.

Zusatzoption: Barrierefreiheit stärken

Der Aspekt der Inklusion und Barrierefreiheit von digitalen Erörterungsterminen ist ausbaufähig. Während digitale Formate Personen mit Mobilitätseinschränkungen die Teilnahme sogar erleichtern können, stellen sie Menschen mit anderen Beeinträchtigungen teilweise vor große Hürden. Derzeit mangelt es oftmals noch an entsprechenden Tools, die etwa bei eingeschränktem Gehör oder Sehbeeinträchtigungen die Teilnahme erleichtern können, wie Live-Untertitel oder Sprachsteuerungen. Ein erster Schritt um eine Barrierefreiheit zu ermöglichen ist es, sich vorab bei den Teilnehmenden nach bestehenden Einschränkungen zu erkundigen, um passende Hilfestellungen anbieten oder entwickeln zu können.

Zusatzoption: Chat

Ob und wie der Chat in einen digitalen Erörterungstermin eingebunden werden sollte, ist Abwägungssache der Behörde. So gibt es positive Aspekte, wie die niedrigschwellige Möglichkeit Fragen zu stellen und mit dem Gesagten zu interagieren. Allerdings bedeutet die Nutzung des Chats auch einen Mehraufwand für die Moderation bzw. die technischen Beauftragten, um die schriftlichen Beiträge aufzunehmen und einzubinden. Wenn der Chat genutzt wird, sollte zu Beginn der Veranstaltung klar kommuniziert werden wofür, z.B. um Verständnisfragen zu stellen. Zu vermeiden sind parallele Diskussionen per Wortmeldungen und im Chat, da diese schnell unübersichtlich werden.

Auch wird das Risiko, dass beleidigende Kommentare geäußert werden, im Schriftlichen höher eingeschätzt als im mündlichen Austausch. Durch eine einheitliche Identifikations-Richtlinie der Teilnehmenden, die frühzeitig kommuniziert und durchgesetzt wird, können Teilnehmende keine anonymen Beiträge abgeben, wodurch das Risiko von beleidigenden Kommentaren vermindert werden kann.

Die ausführende Behörde sollte sich frühzeitig entscheiden, ob die Chat-Funktion genutzt werden soll, da, je nach Voreinstellung, Chats in der Veranstaltung selbst möglicherweise nicht ausgeschaltet werden können.

Zusatzoption: Ergänzende Formate

Gerade bei konfliktträchtigen Projekten sollte darüber nachgedacht werden, im Vorfeld zum digitalen Erörterungstermin ergänzende Formate zu organisieren, die einen weiteren Austauschraum bieten. In den Erfahrungsberichten der befragten Akteur*innen wird betont, dass der Austausch im analogen Raum, sowie in kleineren Runden, stark dazu beitragen kann die digitale Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu vermeiden und Kompromisse zu finden.

Zusatzoption: Professionelle Moderation und/oder Mediation

Eine professionelle Moderation kann zum Gelingen eines digitalen Erörterungstermins maßgeblich beitragen. Nicht nur kann eine professionelle Moderation über mehr Erfahrung und Wissen in der Moderation von digitalen Formaten verfügen, was sich sowohl auf die Strukturierung als auch die Dynamik eines digitalen Erörterungstermins positiv auswirken kann. Auch kann sie in einer externen und somit neutraleren Rolle auftreten und dadurch insbesondere bei konfliktträchtigen Verfahren eine vermittelnde Rolle einnehmen.

Auch empfiehlt sich insbesondere bei großen und/oder konfliktträchtigen Veranstaltungen Mediator*innen oder Moderator*innen, die im Bereich der Mediation geschult sind, in die Planung und Durchführung miteinzubinden, um Konflikten bestmöglich begegnen zu können.

Zusatzoption: Dienstleister

Es besteht auf Behördenseite die Möglichkeit Dienstleister, auch sogenannte Beteiligungsagenturen, über ein Ausschreibungsverfahren zu engagieren, die sich vollumfänglich um die Organisation des digitalen Termins kümmern. Neben einem professionellen Auftritt bietet diese Variante den ausrichtenden Personen mehr Sicherheit in der technischen Umsetzung, da zu jedem Zeitpunkt eine oder mehrere Ansprechpersonen anwesend sind, die bei auftretenden Problemen Abhilfe leisten können.

Vor dem Beginn des Termins

Technik frühzeitig aufbauen und checken

Um nicht unter Zeitdruck zu geraten, sollten die Räumlichkeiten und das technische Equipment bereits einige Stunden vor Veranstaltungsbeginn vorbereitet und letzteres auch auf dessen Funktionalität geprüft worden sein. So haben Sie noch genügend Zeit notfalls ein defektes Headset auszutauschen oder ein Verlängerungskabel zu besorgen. Eine Checkliste für den Technikcheck zum Download finden Sie in der Infothek.

Ablaufplan nutzen

Der Ablaufplan sollte den Organisator*innen vorliegen. Damit Sie ihn stets parat haben und er nicht auf dem Bildschirm zwischen Präsentationen und Videokonferenz verloren geht, nutzen Sie ihn in ausgedruckter Form.

Präsentationen und Dokumente bereitlegen

Dokumente und Präsentationen, die im Rahmen des digitalen Erörterungstermins gezeigt werden, sollten bereits gut auffindbar, z.B. auf dem Desktop des Computers, bereitliegen.

Funktionen in der Videokonferenz überprüfen

Beim Start der Videokonferenz überprüfen Sie, ob die Moderation und die Technik-Beauftragten über die nötigen Rechte und Freigaben verfügen. In einigen Videokonferenz-Softwaren müssen Sie Personen vorab für gewisse Funktionen, etwa das Teilen von Präsentationen, freischalten. Als Organisator*in bzw. Host können Sie anderen Teilnehmenden die nötigen Rechte freigeben.

Videokonferenz frühzeitig starten

Es wird empfohlen die Videokonferenz mindestens 20 Minuten vor Beginn des Termins zu starten, um allen Teilnehmenden zu ermöglichen sich rechtzeitig einloggen und den Warteraum, soweit vorhanden, zu betreten. Je nach Videokonferenz-Software können Sie bereits schriftlich oder mündlich mit den Anwesenden kommunizieren, und sie etwa über Verzögerungen informieren oder sie darauf hinweisen sich mit vollständigem Namen in den Termin einzuwählen.

Identifikation der Teilnehmenden

Überprüfen Sie, ob der vollständige Name (Vor- und Nachname) sowie die Institution bzw. Rolle aller Teilnehmenden angegeben ist (Beispiel: Marlene Mustermann, Moderatorin). Gleichen Sie gegebenenfalls die Namen mit den zur Teilnahme berechtigten Personen ab.

Beginn des Termins

Begrüßung durch Moderation

Nach dem Einlass der Teilnehmenden, starten Sie als Moderator*in mit einer Begrüßung und stellen Sie sich und die Referent*innen sowie Ihre Rollen im Verfahren kurz vor. Gehen Sie danach auf zentrale Aspekte und Besonderheiten eines digitalen Erörterungstermins ein, die wir im Folgenden auflisten.

Technische Hinweise

Erklären Sie kurz die wichtigsten technischen Funktionen der Videokonferenz-Software (z.B. Stummschaltung aufheben, Eingabe des Vor- und Nachnamens).

Sprechwünsche äußern

Klären Sie, wie ein Sprechwunsch geäußert werden kann (z.B. über die Handhebe-Funktion) und wie Fragen gestellt werden können. Wird die Chat-Funktion genutzt, erklären Sie wofür der Chat verwendet werden sollte (z.B. Zwischenfragen).

Umgang mit technischen Problemen

Weisen Sie auf die technische Ansprechperson hin und wie diese zu erreichen ist. Da ein mündlicher Hinweis nicht immer ausreicht, sollte die Mail oder ggf. Telefonnummer der Ansprechperson parallel dazu auch in den Chat gestellt oder in der Präsentation visualisiert werden.

Identifikation der Teilnehmenden

Alle Teilnehmende sollten daran erinnert werden, ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname) sowie ggf. Ihre Institution in das Namensfeld einzutragen, da dies die Identifikation und Protokollierung erleichtert.

Netiquette

Verweisen Sie auf die vorab versendete Netiquette. Diese dient im digitalen Raum dazu den Rahmen der Veranstaltung inklusive der Kommunikationsregeln zu setzen. Eine Vorlage für eine Netiquette finden Sie in der Infothek.

Vorstellung der Agenda

Stellen Sie die Agenda vor. Diese sollte auch visuell in Form einer PowerPoint oder einem ähnlich geeigneten Format aufbereitet werden. In dieser sollte auch explizit auf Pausen und deren Länge hingewiesen werden. Dies ist vor allem im digitalen Raum wichtig, damit Teilnehmende sich besser auf die Veranstaltung einlassen können und den Überblick behalten.

Datenschutzhinweis

Die Teilnehmende sind im Vorfeld der Anfertigung von Audio- und Videoaufnahmen im Rahmen des digitalen Erörterungstermins noch einmal auf diesen Umstand hinzuweisen.

Protokoll

Aus Transparenz- und Nachverfolgungsgründen sollte an dieser Stelle auch auf den Umgang mit dem Protokoll im Nachgang der Veranstaltung hingewiesen werden. Es sollte deutlich gemacht werden, ab wann und wo man auf dieses zugreifen kann.

Zusatzoption: Bitte Kameras einzuschalten

Viele Personen nehmen Videokonferenzen als distanzierter und anonymer war als Präsenztermine. Um dieser Distanz entgegenzuwirken, können Sie die Teilnehmenden darum bitten ihre Kamera einzuschalten bzw. eingeschaltet zu lassen. Das ermöglicht es Reaktionen und non-verbale Kommunikation wahrzunehmen und erleichtert allen Teilnehmenden ein besseres Gespür für die Anwesenden und den Termin zu erhalten.

Zusatzoption: Vorstellungsrunde

Um die Atmosphäre des digitalen Erörterungstermins weniger anonym zu gestalten, kann eine kurze Vorstellungsrunde durchgeführt werden. Die Praktikabilität solch einer Vorstellungsrunde hängt stark von der Teilnehmendenanzahl ab. Bei einer großen Anzahl an Teilnehmenden ist eine schriftliche Vorstellungsrunde bspw. anhand eines interaktiven Instrumentes am Geeignetsten (s.u.). Bei einer mittelgroßen Anzahl Teilnehmender kann z.B. die Moderation die Teilnehmenden kurz vorstellen und ihre Rolle im Prozess deutlich machen, z.B. die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen nacheinander begrüßen. Vor allem in sehr kleinen Runden kann die Moderation die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen auch nacheinander direkt auffordern, sich bzw. ihr Team kurz vorzustellen. Dabei sorgen zeitliche Vorgaben, z.B. maximal 2 Sätze Pro Akteur*in, für ein zügiges Vorgehen. Eine Vorstellungsrunde ohne Vorbereitung und ohne klare Reihenfolge läuft Gefahr sehr viel Zeit in Anspruch zu nehmen und ist daher zu vermeiden.

Zusatzoption: Interaktive Instrumente

Je nach Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung können auch digitale, interaktive Instrumente genutzt werden, die ein zusätzliches Maß an Interaktion ermöglichen z.B. durch Echtzeit-Befragung der Teilnehmenden. Über diese Instrumente können beispielsweise von allen Teilnehmenden kurze Fragen beantwortet werden und die gesammelten Ergebnisse erscheinen kurz danach für alle sichtbar in Form von Wortwolken, Diagrammen oder Ähnlichem. Zu diesen Instrumenten zählen unter anderem Mentimeter, Slido und Kahoot. Sie können auf eine niederschwellige Art und Weise das aktuelle Stimmungsbild im Publikum erfassen, Informationen oder Rückmeldungen einholen. Oftmals dienen sie auch als Eisbrecher oder für eine Art Vorstellungsrunde (z.B. mit der Frage „Von wo nehmen Sie heute an der Veranstaltung teil?“).

Diese interaktiven Instrumente sollten jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Einige sind von ihrer Nützlichkeit überzeugt und sehen in ihnen eine Möglichkeit mehr Dynamik und informellen Austausch in digitale Formate zu bringen. Andere lehnen solche Elemente ab, da sie einige Teilnehmende technisch überfordern können, Zeit in Anspruch nehmen und keinen inhaltlichen Mehrwert bieten. So liegt es am Ende bei der ausführenden Behörde selbst zu entscheiden, ob solche Instrumente zum Einsatz kommen oder nicht.

Durchführung des Termins

Visualisieren von Inhalten

Bei der Durchführung eines digitalen Formates sollte auf eine angemessene Visualisierung von Inhalten geachtet werden, da dies den Teilnehmenden erleichtert der Veranstaltung zu folgen. Vor allem bei der Ansicht von großformatigen Dokumenten, wie Karten, sollte sichergestellt werden, dass diese für alle Teilnehmenden erkennbar sind, beispielsweise durch die Vergrößerung von Kartenausschnitten.

Raum für Personen-Ansicht

Bedenken Sie, dass während Sie Präsentationen oder Dokumente teilen, die Personen-Ansichten der Teilnehmenden in der Videokonferenz-Software lediglich sehr klein dargestellt werden. Um den direkten Austausch in digitalen Formaten zu erleichtern und weniger anonym zu gestalten, lassen Sie stets auch Raum ohne das Teilen von Präsentationen oder Dokumenten, sodass die Personen-Ansichten der Teilnehmenden größer zu sehen sind. Dies ist besonders zu Beginn der Veranstaltung relevant, damit alle ein besseres Verständnis davon erhalten, wer in der Videokonferenz anwesend ist. Auch bei direkten Gesprächen zwischen mehreren Personen, kann eine Präsentation als störend empfunden werden, wenn sie nicht zu dem konkreten Austausch beiträgt.

Während Präsentationen schalten Teilnehmende oftmals ihre Kameras aus, da ihr Bild wenig sichtbar ist. Eine freundliche Aufforderung durch die Moderation nach dem Ende der Präsentationen motiviert Teilnehmende gegebenenfalls dazu, ihre Kamera wieder einzuschalten.

Audioqualität prüfen

Die Moderation, Referent*innen und weitere Sprecher*innen sollten stets gut zu verstehen sein. Sollte der Ton unverständlich werden oder „haken“, sollte die Moderation oder die Technik-Beauftragten die Person darauf hinweisen und um die Wiederholung des Gesagten bitten. Auch kann durch das Verrutschen des Mikrofons oder Hintergrundgeräusche die Audioqualität abnehmen. Bei digitalen Formaten und insbesondere bei längeren Redebeiträgen ist eine gute Audioqualität zentral, damit die Teilnehmenden der Veranstaltung gut folgen können.

Stummschaltung von inaktiven Teilnehmenden

Hintergrundgeräusche während des Erörterungstermins können den Ablauf und die inhaltliche Diskussion stören. Wenn Teilnehmende, die nicht sprechen, ihr Mikrofon in der Videokonferenz-Software nicht stummgeschaltet haben, können die Technik-Beauftragten dies nachträglich vornehmen. Insbesondere nach Redebeiträgen kommt es häufig dazu, dass Teilnehmende vergessen, ihr Mikrofon wieder stumm zu schalten. Gehen Sie jedoch rücksichtsvoll mit der Stummschaltung anderer Teilnehmenden um. Wenn eine Stummschaltung geschieht, obwohl die Person noch sprechen wollte, kann das negativ aufgenommen werden.

Pausen einhalten

Regelmäßige Pausen sollten vorab eingeplant und eingehalten werden. Diese sind insbesondere in digitalen Formaten notwendig, da die Konzentrationsspanne in Videokonferenzen oftmals kürzer ausfällt als in Präsenzveranstaltungen.

Dialog ermöglichen

Während der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins sollte darauf geachtet werden, einen Dialog mit den Einwender*innen zu ermöglichen. Digitale Formate können frontaler und weniger dynamisch ablaufen als Präsenzveranstaltungen. Daher sollte Teilnehmenden stets genügend Raum für Rückfragen eingeräumt werden.

Chat im Auge behalten

Wenn Sie sich für die Nutzung des Chats entschieden haben, ist es während der Durchführung der Veranstaltung wichtig, diesen im Auge zu behalten. Binden Sie die Beiträge im Chat, wie vorab angekündigt, ein und vermeiden Sie sowohl schriftliche Parallel-Diskussionen als auch die ‚Versandung‘ von Beiträgen.

Ende des Termins

Inhaltlicher Abschluss

Lassen Sie abschließend genügend Raum für Fragen, informieren Sie die Teilnehmenden über den weiteren Verlauf und die Versendung des Protokolls.

Schließung der Videokonferenz

Nach dem Beenden des inhaltlichen Teils des Erörterungstermins vermeiden Sie ein abruptes Ende der Videokonferenz durch die Schließung der Software. Lassen Sie diese noch 1-2 Minuten nach offiziellem Ende der Veranstaltung offen. Sie können Ihre Kamera und Ton bereits ausschalten. Dies ermöglicht es den Teilnehmenden selbstständig die Videokonferenz zu verlassen, ohne ‚rausgeschmissen‘ zu werden.

Zusatzoption: Rückmeldungen

Um digitale Erörterungstermine kontinuierlich zu verbessern, können auch Rückmeldungen der Teilnehmenden abgefragt werden. Sie können diese auf verschiedene Weisen, beispielsweise per Mail oder Online-Umfrage, einholen. Solche Rückmeldungen können in den anschließenden Evaluationsprozess einfließen und wichtige Ansatzpunkte für eine stetige Verbesserung digitaler Beteiligungsformate liefern.

Nachbereitung

Dokumentation und interne Evaluation

Im Nachgang an die Veranstaltung erfolgt die Dokumentation und Nachbereitung. Um den digitalen Termin behördenintern zu evaluieren, bietet sich ein sogenannter Lessons-Learned-Termin mit allen involvierten Mitarbeitenden an, in dem die Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch gesammelt, dokumentiert und ausgewertet werden. Dabei werden sowohl positive wie auch negative Aspekte auf unterschiedlichen Ebene aufgearbeitet. Halten Sie auch kleine Aspekte fest, wie beispielsweise welches Headset gut funktioniert hat oder welche Aufgaben noch nicht klar verteilt waren.

Diese gesammelten Erfahrungen werden die Planung und Durchführung des nächsten digitalen Erörterungstermins maßgeblich erleichtern und den Erfahrungsaustausch mit anderen Stellen in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung bereichern.

Zusatzoption: Projektwebseite

Bei großen und komplexen Projekten kann die Einrichtung einer Projektwebseite dabei helfen, alle wichtigen Informationen sowie den Überblick über den gesamten Prozessverlauf zentral zur Verfügung zu stellen. Niedrigschwellige Erläuterungstexte, Visualisierungen des Beteiligungsprozesses, Planungsunterlagen und vieles weitere kann auf solchen Webseiten einer breiten Öffentlichkeit leicht zugänglich gemacht werden. Durch den Einsatz eines E-Mail-Verteilers könnten zudem die neuesten Meldungen an die Abonnent*innen versandt werden.

Häufige Fehler und wie sie zu vermeiden sind

Wir schauen auf einige Fallstricke bei der Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins und wie diese souverän zu meistern sind. Sie finden im Folgenden einige Lösungsansätze und Tipps, die Ihnen bei häufig auftretenden Problemen weiterhelfen können.

Verzögerungen durch Downloads und Updates

Oftmals starten digitale Termine verspätet, da vergessen wird die Desktop-Version der Videokonferenz-Software rechtzeitig herunterzuladen oder ein Update zu installieren. Dieser Prozess nimmt meist viel Zeit in Anspruch und stellt eine Belastung für die anderen Teilnehmenden dar. Viele Anbieter stellen bereits Web-Clients bereit, die über den Internet-Browser funktionieren und diesen Schritt überspringen, wodurch eine Teilnahme schneller und unaufwendiger möglich ist. Allerdings können diese Web-Clients auch anfälliger für Störungen sein.

Um Berechtigungsfragen für die Installation von Desktop-Versionen der Software, insbesondere auf Behördenseite, fristgerecht zu klären, braucht es eine entsprechende Vorlaufzeit. Bei teilnehmenden Bürger*innen kann die Notwendigkeit eines Downloads der Software zu Widerstand oder technischen Problemen führen. Ersterem kann durch die Wahl einer Software, die über den Internet-Browser nutzbar ist, begegnet werden. Letzteres lässt sich in der Regel durch einen Technik-Test beheben.

Inkompatible Browser

Um das Problem des Downloads zu umgehen, bieten viele Anbieter die Möglichkeit an, über einen Web-Client, also über einen Internet-Browser, an dem Termin teilzunehmen. Heikel daran ist, dass diese meist nur mit den neuesten Versionen von Chrome und Firefox laufen. Nutzer*innen älterer Versionen oder des Internet Explorers können den Zugangslink meist nicht öffnen. Wichtig ist es, einerseits rechtzeitig auf diesen Sachverhalt hinzuweisen und andererseits bereits bei der Wahl der Videokonferenz-Software darauf zu achten, dass dieser mit verschiedenen Browser kompatibel ist (Meetflix o.J.).

Audio- und Videoübertragung ist verzerrt oder wird zeitweise abgeschnitten

Probleme mit der Audio- und Videoübertragung können meist auf zwei Faktoren zurückgeführt werden – die Internetverbindung oder die Überlastung der digitalen Veranstaltung. Um Ersteres auszuschließen, sollte im Vorfeld ein DSL-Speedtest durchgeführt werden, der Auskunft über die eigene Internetgeschwindigkeit gibt. Diesen können Sie im Internet mit ein paar Klicks einfach durchführen. Alternativ dazu könnte der Computer auch über ein LAN-Kabel direkt mit dem Router verbunden werden. Funktioniert beides nicht, liegt, insbesondere bei großen Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden, eine Überlastung nahe. Die Folge ist, dass die Übertragungsqualität teils immens leidet. Treten Verzerrungen und Übertragungsprobleme in der Videokonferenz selbst auf, können Sie die Probleme oftmals mindern, indem Teilnehmende ihre Webcam ausschalten (AEEB 2020; Brack 2020).

Kamera, Mikrofon oder Audio funktionieren nicht

Wenn es zu Problemen mit Bild und/oder Ton der Teilnehmenden kommt, gibt es mehrere Ansatzpunkte, um diese zu lösen. Auch wenn es zunächst banal zu klingen scheint: Stellen Sie sicher, dass die Lautsprecher oder das Headset angeschaltet und eingesteckt sind, sowie die Kamera frei ist. Sind andere Programme offen, die auf Kamera und Mikrofon zugreifen? Falls ja, dann schließen sie diese. Häufig ist in der Videokonferenz-Software auch die falsche Hardware-Komponente (d.h. Mikrofon, Kamera oder Lautsprecher) ausgewählt, wodurch die Verbindung fehlschlägt. Dieser Umstand lässt sich meist rasch in den Einstellungen der Videokonferenz-Software ändern. Wählen Sie dazu in den Softwareeinstellungen die richtige Hardware aus, z.B. das Headset anstelle des integrierten Mikrofons. Oftmals kann die Hardware auch direkt in den Einstellungen getestet werden. Hat auch das keine Verbesserung gebracht, gilt es in den Systemeinstellungen des Computers zu prüfen, ob der Software die notwendigen Zugriffsrechte für Kamera und Mikrofon gewährt werden oder nicht. Stimmen Sie der Nutzung zu, falls Sie es nicht bereits getan haben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin aus dem Termin aus- und wieder einzutreten oder einen Neustart des Computers durchzuführen. Hilft alles nichts, prüfen Sie, ob die Hardware mit anderen Programmen funktioniert. Sollte das nicht der Fall sein, ist die Kamera und oder das Mikrofon wahrscheinlich defekt (AEEB 2020; Brack 2020).

Diese und weitere Probleme lassen sich sowohl auf Seiten der Organisator*innen als auch der Teilnehmenden durch einen Technik-Test frühzeitig beheben.

Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos

Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos in Videokonferenzen beeinträchtigen den Ablauf und das Verständnis stark. Die Ursachen für diese Störungen sind vielfältig. So können sie unter anderem dann auftreten, wenn Personen parallel mit mehreren Endgeräten teilnehmen, zu viele Mikrofone aktiviert sind und diese Hintergrundgeräusche einfangen, die Audioqualität eines Mikrofons zu schlecht ist oder die Lautsprecher zu laut eingestellt sind. Um dem entgegenzuwirken, sollten alle Teilnehmenden grundsätzlich nur mit einem Endgerät teilnehmen, ihr Mikrofon nur bei Sprechwunsch aktiveren, idealerweise mit einem Headset arbeiten und ihre Lautsprecher leiser stellen. Sollte die Bitte um Stummschaltung nicht funktionieren oder zu langsam vonstattengehen, besitzen die Organisator*innen bzw. Hosts die Möglichkeit, die betreffenden Teilnehmenden selbst stummzuschalten. Durch eine schrittweise Stummschaltung aller Teilnehmende lässt sich zudem meist relativ schnell die Störquelle identifizieren (AEEB 2020; Brack 2020).

Schlechte Beleuchtung

Je nach Lichtquelle und -einfall lassen sich Personen besser oder schlechter erkennen. Man sollte möglichst vermeiden nur als Silhouette oder verschwommene Gestalt auf dem Bildschirm der anderen Teilnehmenden zu erscheinen. Hierfür sollte bewusst auf Gegenlicht verzichtet werden. Um eine ideale Beleuchtungssituation zu erschaffen, sollte sich die Hauptlichtquelle, wie ein Fenster, Lampe oder Ringlicht, direkt vor einem oder in einem 45-Grad-Winkel zu einem befinden. Grundsätzlich gilt, wenn auf künstliches Licht zurückgegriffen werden muss, dann sollte dieses diffus, nicht jedoch grell und konzentriert sein (Brooks 2023).

Unprofessioneller Hintergrund

Um sich vollkommen auf Sie und Ihren Gesprächsbeitrag konzentrieren zu können, sollte ein heller, einfarbiger Hintergrund genutzt werden. Wahlweise kann dieser durch das Logo der jeweiligen Institution ergänzt werden. Das vereinfacht einerseits die Zuordenbarkeit der unterschiedlichen Teilnehmenden und gewährleistet andererseits, ein professionelles Auftreten und den Schutz der Privatsphäre aller. Entscheidet man sich dafür einen virtuellen Hintergrund zu nutzen, sollte eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein, da andernfalls die Übertragungsqualität leiden könnte. Da die Technologie der virtuellen Hintergründe noch nicht vollständig ausgereift ist, können Teile des Erscheinungsbildes wie Haare, Hände und anderes zeitweise schlecht oder nicht sichtbar sein. Folglich handelt es sich um eine Abwägungsfrage, ob man sich vor einen natürlichen, neutralen Hintergrund setzt oder diesen digital erschafft (GMS 2022; Spiegl 2015).

Fehlende Pausen

Online-Formate werden anders als Präsenzveranstaltungen oftmals als deutlich anstrengender empfunden. Um Erschöpfungserscheinungen und Konzentrationsverluste zu vermeiden, sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. So wird empfohlen die Termine alle 30 min für 5 min bzw. alle 90 min für 10-15 min zu unterbrechen, um den Teilnehmenden wie Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen (DGUV 2021; Spengler o.J.).