Praktische Vorschläge zur Verbesserung von digitalen Beteiligungsportalen

Warum zentrale (Länder-)UVP-Portale benötigt werden

Um Bürger*innen erfolgreich zu beteiligen ist es notwendig, dass es ein zentrales Beteiligungsportal gibt, welches alle Umweltverträglichkeitsprüfungen (UVP) unabhängig von der Zuständigkeit der Behörde innerhalb eines Landes auflistet. In der Realität ist die Situation in vielen europäischen Ländern sehr unübersichtlich. Anstatt auf einem zentralen Portal werden UVP häufig nur auf den Webseiten der unterschiedlichen zuständigen Behörden veröffentlicht, da unterschiedliche Zuständigkeiten je nach Planungsverfahren bestehen. So werden in manchen Ländern UVP über Portale der Regierung bekanntgemacht, ohne dass die Unterlagen verfügbar sind. Die Unterlagen finden sich dann häufig nur auf den verschiedenen Behördenwebseiten.

Ein zentrales Portal ist aber notwendig, damit sich Bürger*innen einfach und schnell über UVPs (in ihrer Region) informieren können. Außerdem kann ein zentrales Portal besser von den Behörden bekannt gemacht werden und so die Bürger*innen zu dem Thema UVPs aufklären und informieren. Wenn sich die Bürger*innen durch eine Vielzahl von Behördenwebseiten klicken müssen, kann nicht von einer effektiven Beteiligung gesprochen werden und es führt dazu, dass ein Großteil der Bevölkerung sich der Beteiligungsmöglichkeiten nicht bewusst ist.

Interaktive Karten in UVP-Portalen

Eine graphische Übersicht der aktuell laufenden UVP-Verfahren in Form einer Kartenfunktion im Portal ist sehr hilfreich für die Öffentlichkeit. So können sich Bürger*innen auf einfachem Wege informieren, ob es Verfahren in der Heimatregion oder einen bestimmten Ort von Interesse gibt. Außerdem wird es für die Benutzer*innen deutlich, wie viele UVP-Verfahren gleichzeitig durchgeführt werden und die Komplexität der Planungsverfahren und der Öffentlichkeitsbeteiligung wird durch eine graphische Darstellung für Bürger*innen leichter zugänglich. Im besten Fall werden die Benutzer*innen über einen Link in der Karte zu dem UVP-Verfahren mit den Beteiligungsfristen und Dokumenten weitergeleitet.

Warum Social Media von Behörden genutzt werden sollte

Wirksame Öffentlichkeitsbeteiligung beinhaltet, dass Bürger*innen über die Verfahren im Rahmen der Umweltverträglichkeitsprüfungen (UVPs) informiert werden und sich ihrer Beteiligungsmöglichkeiten bewusst sind. Ein Problem ist allerdings, dass die Öffentlichkeit die einschlägigen Webseiten oder UVP-Portale oft nicht kennt. Social Media wird dagegen von einer großen Mehrheit der Bürger*innen genutzt und sollte daher von Behörden eingesetzt werden, um über UVP-Verfahren zu informieren. Aktuell wird in vielen Ländern vor allem nur über Zeitungen und Behördenwebseiten über laufende Verfahren informiert und kaum Social Media genutzt. Über Social Media könnten jedoch mehr Menschen erreicht werden, insbesondere auch jüngere Generationen, die sich vermehrt im digitalen Raum informieren und Printmedien weniger nutzen.

Da in manchen Ländern nicht einmal UVP-Portale existieren, müssten die Bürger*innen regelmäßig viele unterschiedliche Behörden-Websites besuchen, um mitzubekommen, ob neue UVP-Verfahren veröffentlicht werden. Dies kann nicht von den Bürger*innen geleistet werden, sodass meist nur Umweltverbände, die häufig ehrenamtlich organisiert sind und über wenige Ressourcen verfügen, diese Aufgabe übernehmen müssen. Eine Verbreitung der Informationen über Social Media wäre daher dringend notwendig. In manchen Fällen werden daher auch die Informationen zu UVPs von Umweltorganisationen und Aktivist*innen über die sozialen Medien selbst an ihre Communities verbreitet.

Was gilt es bei der Dokumentenbereitstellung zu beachten

Bei der Bereitstellung der Dokumente im Portal sind verschiedene Aspekte zu beachten, damit die Dokumente nutzerfreundlich zur Verfügung stehen.

• Alle Dokumente zu laufenden UVPs werden veröffentlicht.
• Die Dokumente stehen in leicht zugänglichen Formaten (z.B. pdf) zur Verfügung.
• Die Dokumente haben aussagekräftige Titel.
• Die Dokumente werden in einem möglichst standardisierten Ablagesystem organisiert.
• Für jedes UVP-Verfahren gibt es eine nicht-technische Zusammenfassung, damit das geplante Vorhaben für alle Bürger*innen ohne Vorkenntnisse schnell und einfach nachvollziehbar ist.
• Darüber hinaus können Protokolle und Videoaufzeichnungen (sofern die Teilnehmenden der Aufzeichnung zugestimmt haben) von öffentlichen Sitzungen hochgeladen werden, was für Interessierte, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, hilfreich sein kann.

In den meisten UVP-Portalen ist das Dokumentenmanagement sehr unübersichtlich. Dies führt dazu, dass die Bürger*innen im Unklaren über ein geplantes Vorhaben bleiben oder sehr viel Zeit aufwenden müssen, um die für sie relevanten Informationen zu finden. So wird eine effektive Beteiligung der Öffentlichkeit deutlich erschwert. So werden z. B. für viele UVP-Vorhaben in Deutschland mehr als 500 Dateien in den Portalen hochgeladen.

Darüber hinaus haben die Dokumente zum Teil unverständliche Titel oder enthalten Abkürzungen, die für Laien ungewohnt sind. Hochgeladene Dokumente liegen oft nicht als pdf-Dateien vor, sondern als .docx-Dateien oder als datenreiche Zip-Ordner, die heruntergeladen werden müssen. Bei vielen Projekten ist die Anzahl der Dokumente so groß, dass es lange dauert, bis sich Nutzende durch sie durchgeklickt haben. Außerdem können Nutzende nicht feststellen, ob die hochgeladenen Dokumente tatsächlich vollständig sind.

Die Übersichtlichkeit wird zusätzlich dadurch erschwert, dass auf Webseiten von Behörden teilweise lediglich die UVP-Mitteilung, d. h. die Entscheidung über die Einleitung einer UVP für ein Vorhaben, veröffentlicht wird, während die UVP-Unterlagen selbst auf einer anderen Website veröffentlicht werden. Für eine effektive Beteiligung wäre es allerdings notwendig, dass alle Dokumente in einem einheitlichen und übersichtlichen Portal zur Verfügung stehen.

Warum eine Kommentarfunktion im UVP-Portal notwendig ist

Eine Kommentarfunktion im Portal ermöglicht die einfache und schnelle Abgabe einer Stellungnahme oder Einwendung. Auf diese Weise erhalten die Behörden auch alle Stellungnahmen zu einer UVP gesammelt. Darüber hinaus ist es in manchen UVP-Portalen (z. B. in Kasachstan) möglich die abgegebenen Stellungnahmen anderer Bürger*innen zu lesen und darauf mit Emoticons wie “Daumen hoch/runter” zu reagieren. So ist für die Bürger*innen nachvollziehbar, welche Themen bereits in Stellungnahmen angesprochen wurden, so dass die Behörden möglicherweise weniger Stellungnahmen mit den gleichen Argumenten erhalten. Darüber hinaus kann die Behörde anhand der Emoticons erkennen, ob die Stellungnahmen der Öffentlichkeit auf Zustimmung oder Ablehnung stoßen. Insgesamt ist die Kommentarfunktion wichtig, um das Abgeben von Stellungnahmen sowohl für die Öffentlichkeit nutzerfreundlicher zu gestalten als auch den Prozess für die Behörden zu vereinfachen.

Aktuell gibt es in vielen UVP-Portalen keine Kommentarfunktion oder Kommentarfeld, um Stellungnahmen direkt im Portal einzugeben und abzuschicken. Stattdessen muss die Öffentlichkeit ihre Stellungnahmen in der Regel per E-Mail an die zuständigen Behörden senden. Dies ist z. B. auch im deutschen UVP-Portal der Fall. Im Portal ist häufig die E-Mail-Adresse und Telefonnummer der zuständigen Behörde bei der Beschreibung des Vorhabens zu finden.

In Ländern, in denen es kein UVP-Portal gibt, ist es häufig ebenfalls erforderlich, auf den Internetseiten der zuständigen Behörde, die die Projektunterlagen veröffentlicht, nach der E-Mail-Adresse oder den Kontaktdaten zu suchen. Teilweise können Stellungnahmen auch per Post oder per Telefon abgegeben werden. In manchen Ländern führt das zu einer unübersichtlichen Situation, wenn jede Behörde selbst entscheidet, in welcher Form die Stellungnahmen abgegeben werden soll (schriftlich, elektronisch oder persönlich).

Was Archivfunktionen nützen

Mit einer Archivfunktion im UVP-Portal ist gemeint, dass abgeschlossene UVP-Verfahren im Portal einsehbar sind und nicht nach Abschluss des Vorhabens bzw. der erfolgten Plangenehmigung gelöscht werden. Dies wird auch in den Maastricht Empfehlungen von 2015, neben der Zugänglichmachung von Aufzeichnung der Erörterungsterminen oder anderer Veranstaltungen (Maastricht Recommendations on Public Participation in Decision-making) gefordert. Zusammen mit einer benutzerfreundlichen Suchfunktion, können die Benutzer*innen in den Portalen gezielt nach bereits abgeschlossenen Projekten suchen. Dies ist wichtig für Bürger*innen und Umweltverbände, da so die vergangenen Bauvorhaben u. Ä. und die Entscheidung der Behörden für eine bestimme Region oder zu einem bestimmten Thema nachvollzogen werden können.

Besonders begrüßenswert ist es, wenn die UVP-Verfahren bis zu den ersten UVP-Verfahren in den 1990er Jahren zurückverfolgt werden können. In den UVP-Portalen sollten dabei nicht nur die amtlichen Bekanntmachungen vergangener UVP-Verfahren, sondern auch die Dokumente verfügbar sein, da die Öffentlichkeit nur so Informationen aus abgeschlossenen Verfahren entnehmen kann. Auch Links zu den Behördenwebseiten mit den Dokumenten ist eine denkbare Lösung, jedoch ist dabei zu beachten, dass die Unterlagen nicht auf den Behördenwebseiten gelöscht werden. In vielen nationalen UVP-Portalen werden die Verfahren dagegen direkt nach Abschluss gelöscht.

Warum Apps und Chatbots einen Mehrwert bieten

Eine besonders nutzerfreundliche und effektive Öffentlichkeitsbeteiligung ist der Einsatz von Apps, welche mit dem UVP-Portal verknüpft sind. Die Benutzer*innen können so besonders einfach über laufende und neue UVP-Verfahren informiert werden, indem Sie bestimmte Regionen oder Verfahrenstypen in der App abonnieren und dann Benachrichtigungen über den Beginn von Verfahren, anstehenden Terminen und Entscheidungen der Behörde und Vorhabenträger*innen erhalten.